‘Taxiplanning OnLine’ (TOL) kan een centraal onderdeel in de communicatie zijn. Communicatie van de afmeldingen voor vervoer door de leerlingen/ouders richting de vervoerder is erg belangrijk. Groot voordeel van TOL is dat direct na het indienen van een mutatie: De indiener meteen kan zien dat de mutatie is doorgestuurd naar de vervoerder. Dit neemt onzekerheid weg. Tevens is het direct zichtbaar als een rit uit de planning is gehaald. De vervoerder de mutatie direct binnen krijgt. Hij kan dus heel snel schakelen als bijvoorbeeld ’s ochtends nog iemand wordt afgemeld. TC&O is betrokken bij het leerlingenvervoer van diverse gemeenten. Hierdoor heeft TC&O geleerd van de best practices bij die gemeenten, waar de andere gemeente dan weer van kunnen profiteren. Door deze kennis is het voor gemeenten en vervoerder verstandig om gebruik te maken van TC&O. TC&O richt zich in onder te lezen communicatiepunten namelijk op voorlichting van de betrokkenen en op participatie van de betrokkenen. Goed geïnformeerde en participerende leerlingen, ouders en scholen zorgen voor een soepelere uitvoering van het vervoer. Ouders en scholen hebben meer begrip, wat zorgt voor minder klachten. En klachten kunnen tot spanningsvelden leiden, wat wordt opgepikt door media en vervolgens door politici. En dikwijls is de druk van de media en de bemoeienis de reden dat er uitzonderingen op de regels van het vervoer worden gemaakt, wat leidt tot een duurder vervoer. In feite zorgt de betrokkenheid van TC&O op onder te lezen punten dus tot vervoer dat beter wordt gewaardeerd en wat niet tot een onnodige kostenstijging leidt.
 

• Informatiebrief start vervoer voor ouders
  Ouders en leerlingen zoeken naar een vast patroon op de dag, en de start van het vervoer na een vakantie is altijd een onderbreking van het patroon. Het is daarom van belang dat zeker tien dagen voor de start van het vervoer de ouders per brief worden geïnformeerd over de ritindeling van hun kind, de ophaaltijden, de naam van de vervoerder en de chauffeur, de contactgegevens, het tijdstip waarop de chauffeur kennis komt maken, een laatste controleformulier over de leerling-gegevens en wat andere belangrijke informatie die de ouders al willen weten. Het is een voorbereiding op het informatiepakket wat de chauffeur bij zijn kennismaking met de leerling zal overhandigen.
   

• Informatiepakket start vervoer voor ouders
  De kennismaking is altijd in de week voorafgaand aan het vervoer. Bij de kennismaking stelt de chauffeur zich voor aan de ouders en waar mogelijk aan de leerling. Hij overhandigt hierbij het informatiepakket aan de ouders. In dit pakket zit de folder waarin alle regels van het leerlingenvervoer vermeld staan die de ouders en leerlingen moeten weten en de contactgegevens van de contractbeheerder en vervoerder. Tevens vermeld het de manier waarop klachten moeten worden ingediend. De kennismaking kan zorgen voor rust en vertrouwen bij de ouders en leerlingen.
   

• Informatiefolder start vervoer scholen
  Overdag zijn op de scholen de leraren en gedragskundige met de leerlingen bezig. Wegens het vaak complexe gedrag van de leerlingen, kunnen alle details van invloed zijn op de loop van de dag. Het vervoer is hierin vaak meer dan een detail. Logisch dus dat de scholen goed geïnformeerd willen worden over het vervoer. De scholen moeten goed op de hoogte zijn wat er wel en niet verwacht mag worden van het leerlingenvervoer. Een goed begrip over het vervoer, leidt tot minder klachten.
   

• Nieuwsbrief
  Ouders en scholen zien maar een klein deel van het totale leerlingenvervoer, namelijk alleen het begin en eind van een rit. Onbekend maakt onbemind. De nieuwsbrief is de ideale manier om ouders en scholen in massa te bereiken zonder veel kosten. Alle betrokkenen bij het leerlingenvervoer krijgen de mogelijkheid om iets te ventileren, zoals de ouderraad, de vervoerder, de gemeente en de contractbeheerder (melding van de contractbeheerder geeft een extra begrip over de inzet tot het leveren van kwaliteit). TC&O schrijft mee met de opzet van de nieuwsbrieven bij gemeenten. Een verspreidingsfrequentie van drie maal per schooljaar (bijvoorbeeld september, januari, mei) blijkt hierbij voldoende.
   

• Bijeenkomsten met de adviesraad
  TC&O komt graag bij deze bijeenkomsten extra informatie leveren over de kwaliteit van het vervoer wanneer dit een onderwerp is op de agenda. Informatie vanuit de onafhankelijke zijde van TC&O wordt tijdens deze bijeenkomsten meestal zeer op prijs gesteld.
   

• Inspraakbijeenkomsten van ouders
  Conform bovenstaande, echter zijn bij inspraakavonden meestal geen agenda’s bepaald. TC&O komt op uitnodiging van de gemeente graag naar dergelijke initiatieven om als onafhankelijk partij aan te geven wat de staat van de kwaliteit van het vervoer is.
   

• Rapportage’s
  TC&O zal per kwartaal een rapportage opstellen. De kwartaalrapportages worden gevuld door de vervoerscontroleur en de dataspecialist. Als contactpersoon voor vragen over de maandrapportage geldt de dataspecialist. De rapportage zal digitaal in pdf-formaat per e-mail worden verstuurd naar de gemeente. TC&O zal in juli voor de gemeente de eindrapportage opstellen, waarin op basis van de kwartaalrapportages de algehele bevindingen worden neergezet. De eindrapportage maakt het makkelijker om over de jaren heen de kwaliteit met elkaar te vergelijken, zonder dat daarvoor alle kwartaalrapportages hoeven te worden doorgelezen. Als contactpersoon voor vragen over de eindrapportage geldt de dataspecialist. De rapportage zal digitaal in pdf-formaat per e-mail worden verstuurd naar de gemeente.